Tietosuojaseloste nettisivuille: mitä yrityksen sivuilla pitää kertoa.

Kun asiakas avaa sivusi ensimmäistä kertaa, hän haluaa tietää, kuka sivun takana on ja voiko sivuun luottaa. Samoja asioita edellyttää myös laki. Tässä kirjoituksessa käyn läpi kolme asiaa: yrityksen tiedot, tietosuojaselosteen ja evästeet. Lopuksi kerron, mitä viranomainen sanoo arvosteluista. Kaikki ovat tekstiä ja asetuksia, eivät suuria rakennustöitä.

Tämä kirjoitus ei ole lakineuvontaa. Kerron, mitä viranomaisten ohjeissa lukee, ja linkitän jokaisen kohdan lähteeseen. Jos toimintasi vaatii luvan tai käsittelet arkaluonteisia tietoja, tarkista oma tilanteesi asiantuntijalta.

Laki sähköisen viestinnän palveluista luettelee 176 pykälässään tiedot, jotka tietoyhteiskunnan palvelun tarjoajan on pidettävä saatavilla helposti, välittömästi ja jatkuvasti. Käytännössä ne laitetaan sivun alatunnisteeseen ja yhteystietosivulle. Jos et ole varma, koskeeko pykälä juuri sinun sivuasi, tietojen näyttäminen ei maksa mitään ja auttaa asiakasta joka tapauksessa.

Samat tiedot palvelevat myös asiakasta. Kun nimi, Y-tunnus ja osoite näkyvät sivulla, asiakas voi tarkistaa yrityksen julkisista rekistereistä ennen kuin soittaa. Jos et muista Y-tunnustasi, se lukee yrityksesi rekisteriotteessa.

Jos sivullasi on yhteydenottolomake, keräät henkilötietoja: nimen, puhelinnumeron ja sähköpostin. Silloin sinun pitää kertoa lomakkeen täyttäjälle, mitä tiedoille tapahtuu.

Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan tiedot on annettava tiiviisti, läpinäkyvästi, helposti ymmärrettävästi ja selkeästi, kirjallisesti ja maksutta. Tietosuoja-asetus ei määrää tiettyä muotoa, mutta toimisto suosittelee julkaisemaan tiedot verkkosivuilla tutulla nimellä, kuten tietosuoja tai tietosuojaseloste.

Toimisto neuvoo myös, että tiedot pitää löytää helposti juuri silloin, kun tietoja kerätään. Siksi lomakkeen viereen kannattaa laittaa linkki selosteeseen. Tärkeimmät asiat voi kertoa lyhyesti ensin ja loput tarkemmin selosteessa. Päivitä seloste aina, kun otat käyttöön uuden lomakkeen, ajanvarauksen tai kävijäseurannan.

Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka sivu tallentaa kävijän laitteelle. Niitä valvoo Traficom, ja Kyberturvallisuuskeskuksen evästesivulla on ohjeet palveluntarjoajille. Evästeoppaan mukaan kävijän suostumusta ei tarvita evästeisiin, jotka ovat ehdottoman välttämättömiä sivun toimimiseksi. Muihin evästeisiin, kuten kävijäseurantaan ja mainontaan, suostumus pitää pyytää ensin.

Kävijäseuranta ei oppaan mukaan ole automaattisesti välttämätön, joten siihenkin pyydetään yleensä suostumus. Kaikki kohdat ovat Traficomin oppaassa, johon pääset samalta evästesivulta.

Huomaa myös upotetut palvelut, kuten kartat ja videot. Ne voivat tallentaa omia evästeitään, ja oppaan mukaan kolmansien osapuolten evästeitä käytettäessä on tärkeää tietää, kuka tietoja käsittelee ja kenellä on vastuu.

Moni yritys laittaa sivulleen asiakkaiden kommentteja. Kilpailu- ja kuluttajaviraston mukaan myyjän verkkosivuilla olevien kuluttaja-arvostelujen on vastattava todellisten kuluttajien kokemuksia. Tekaistut arvostelut ja arvostelujen ostaminen ovat kiellettyjä.

Saman ohjeen mukaan yrityksen, joka julkaisee kuluttaja-arvosteluja, pitää kertoa, onko arvostelujen varmistettu olevan peräisin palvelun oikeasti käyttäneiltä, ja miten se on varmistettu. Jos aitoutta ei ole varmistettu, siitäkin pitää kertoa.

Turvallisin tapa on näyttää vain arvosteluja, joiden kirjoittajan tiedät asiakkaaksesi, ja kertoa sivulla, mistä ne ovat peräisin. Jos sinulla ei vielä ole arvosteluja, sivu on uskottavampi ilman niitä kuin keksittyjen kanssa. Kun julkaiset asiakkaan nimen suosituksen yhteydessä, kysy häneltä ensin, saako nimen näyttää.

Lomake kerää henkilötietoja, joten sivun pitää aueta suojattuna. Jos selain näyttää sivun kohdalla Ei turvallinen, Googlen ohjeen mukaan joku voi nähdä tiedot, jotka sivun kautta lähetetään, ja kävijää neuvotaan olemaan kirjoittamatta sivulle henkilötietoja.

Silloin lomake ei toimi kenenkään hyväksi: kävijä epäröi täyttää sitä, eikä seloste auta, jos yhteys ei ole suojattu. Tarkista asia itse: avaa etusivu ja lomakesivu selaimessa ja katso osoiteriviä. Tee sama myös puhelimella ja lähetä lomake kerran itse, niin näet, että viesti todella tulee perille. Miten merkinnän saa pois, kerron kirjoituksessa Ei turvallinen sivusto.

Jos jokin kohta jää rastittamatta, aloita yrityksen tiedoista ja tietosuojaselosteesta. Ne ovat tekstiä, ja ne on helppo lisätä sivulle.

Tekemissäni kotisivuissa tietosuojaseloste ja evästeilmoitus kuuluvat hintaan, samoin lomakkeen roskapostisuoja. Suojattu yhteys kuuluu palvelimeen, joka maksaa 29 €/kk. Lisäksi saat hallintapaneelin, josta päivität tekstit ja kuvat itse. Samasta paikasta voit päivittää myös selosteen, kun otat käyttöön uuden lomakkeen tai palvelun, eikä sinun tarvitse odottaa ketään. Hinnat ja kaikki, mitä niihin kuuluu, näet hinnastosta.

Jos haluat nähdä, miltä sivusi näyttäisi, kun nämä asiat ovat valmiina, teen sinulle ilmaisen demon etusivustasi. Näet sen ennen kuin päätät mitään, eikä se sido sinua mihinkään.